קביעת תורים לעסק לא חייבת לעבור דרככם. ב-Esek מזכירת AI עונה ללקוחות בוואטסאפ ובטלפון, מציעה מועדים פנויים מהיומן, קובעת את התור בתוך השיחה, שולחת תזכורת לפני התור ומטפלת בשינויים ובביטולים. מתחילים בחינם, ומשלמים רק על שימוש.
מספרות, קליניקות, מטפלים וסטודיו מוכרים זמן. כל תור שלא נקבע כי לא עניתם בזמן, וכל תור שנשכח כי לא נשלחה תזכורת, הוא שעה ריקה ביומן. רוב הלקוחות לא רוצים להוריד אפליקציה או למלא טופס: הם רוצים לכתוב ״יש מקום מחר?״ ולקבל תשובה. מזכירה חכמה נותנת להם בדיוק את זה, בערוץ שהם כבר משתמשים בו.
למי זה מתאים
- מספרות וסלונים: תספורות, צבע ופן, עם משך שונה לכל שירות.
- קוסמטיקה, ציפורניים, גבות וריסים: טיפולים קבועים ולקוחות שחוזרים כל כמה שבועות.
- קליניקות ומטפלים: פיזיותרפיה, דיאטנים, פסיכולוגים, רפואה משלימה ומרפאות שיניים.
- מאמנים וסטודיו: אימונים אישיים ושיעורים.
- נותני שירות שמגיעים ללקוח: קוסמטיקאיות ומטפלים שעובדים בבית הלקוח, עם כתובת לכל תור.
איך זה עובד: מהודעה לתור ביומן
- הלקוח כותב או מתקשר. ״אפשר תור לתספורת ביום חמישי?״, בוואטסאפ, באינסטגרם, במסנג'ר או בשיחת טלפון שלא נענתה.
- המזכירה מבינה מה הוא צריך. איזה שירות, לכמה זמן, ומתי נוח לו. אם חסר פרט, היא שואלת.
- היא בודקת זמינות. שעות הפעילות, משך השירות והתורים שכבר נקבעו. אם תחברו את Google Calendar, גם אירועים פרטיים שלכם נחשבים תפוסים.
- היא מציעה מועדים וקובעת. הלקוח בוחר, והתור נכנס ליומן של העסק ב-Esek, עם אישור ללקוח.
- לפני התור נשלחת תזכורת. הלקוח יכול לאשר, להזיז או לבטל באותה שיחה, והמקום מתפנה למישהו אחר.
מה המזכירה עושה סביב התור
- שינויים וביטולים: לקוח שכותב ״אני צריך להזיז את התור של מחר״ מקבל מועדים חלופיים, בלי שתצטרכו לחפש ביומן.
- מקדמה כשצריך: אפשר לבקש תשלום מראש על שירותים מסוימים. הלקוח מקבל קישור תשלום מאובטח בצ׳אט, והמועד נשמר עבורו כל עוד הקישור בתוקף.
- כמה תורים במקביל: אם יש בעסק כמה עמדות או כמה מטפלים, המערכת יודעת כמה תורים אפשר לקבוע באותה שעה ולא קובעת מעבר לזה.
- תיק לקוח: כל תור, שיחה ותשלום נשמרים בכרטיס של הלקוח. לקוח חוזר לא צריך להסביר מחדש מה עשה בפעם הקודמת.
- שאלות לפני התור: מחירים, משך טיפול, כתובת וחניה, ומה להביא, מתוך המידע שהזנתם.
- העברה אליכם: בקשה חריגה או שאלה שהמזכירה לא יודעת לענות עליה מגיעה לתיבת ההודעות שלכם עם התראה.
קביעת תורים בשיחה או קישור להזמנה עצמית?
הרבה מערכות זימון תורים עובדות עם קישור: שולחים ללקוח לינק, הוא בוחר מועד בטופס. זה עובד ללקוח שיודע בדיוק מה הוא רוצה. בפועל, רוב הפניות מתחילות בשאלה ולא בבחירה.
| קישור להזמנה עצמית | מזכירת AI בשיחה | |
|---|---|---|
| איך מתחילים | הלקוח צריך לקבל את הקישור | הלקוח פשוט כותב או מתקשר |
| שאלה לפני שקובעים | הולכת אליכם | נענית בשיחה |
| לקוח שלא בטוח איזה שירות | בוחר לבד או נתקע | המזכירה שואלת ומכוונת |
| טלפון | לא | כן, אותה מזכירה |
| שינוי תור | חוזרים לקישור | כותבים ״להזיז״ באותה שיחה |
איך זה מקטין ביטולים והברזות
הסיבה הנפוצה לתור שלא הגיעו אליו היא פשוטה: הלקוח שכח. תזכורת יום לפני, באותה שיחת וואטסאפ שבה נקבע התור, מזכירה לו ונותנת לו דרך קלה להזיז במקום פשוט לא להגיע. תור שהוזז בזמן הוא תור שאפשר למלא. בשירותים שבהם כל שעה יקרה, מקדמה קטנה מסננת עוד יותר את מי שלא מתכוון להגיע.
ומה עם תור שהתפנה? כשלקוח מבטל דרך המזכירה, המועד חוזר מיד ליומן, והלקוח הבא שיבקש תור באותו יום יקבל אותו כאפשרות, בלי שתצטרכו לזכור לעדכן.
מה כדאי להכין לפני שמפעילים
המזכירה קובעת תורים לפי המידע שהיא מקבלת, ולכן עשר דקות של הכנה חוסכות הרבה התכתבות אחר כך:
- רשימת שירותים עם משך ומחיר. ״תספורת גבר, 30 דקות״ ו״צבע ופן, שעתיים״ הם מה שמאפשר להציע מועד שבאמת מתאים, בלי לחסום חצי יום על טיפול קצר.
- שעות פעילות והפסקות. כולל ימים קצרים, ערבי חג ושבוע שבו אתם בחופש.
- מדיניות ביטול. עד מתי אפשר לבטל או להזיז בלי חיוב, כדי שהמזכירה תגיד ללקוח את אותו דבר שאתם הייתם אומרים.
- אילו שירותים דורשים מקדמה. בדרך כלל הטיפולים הארוכים או היקרים, שבהם ביטול ברגע האחרון עולה לכם הכי הרבה.
- מה הלקוח צריך לדעת לפני שהוא מגיע. כתובת, חניה, קומה, מה להביא ומה לא לעשות לפני טיפול.
את רוב הפרטים האלה מקבלים כטיוטה כבר בהרשמה, מתוך התיאור שלכם או מהאתר, ונשאר רק לאשר ולתקן.
כמה זה עולה
אין מנוי ואין דמי הקמה. Esek בחינם, כולל קו טלפון AI, ומשלמים רק על שימוש מתוך יתרה שטוענים מראש:
- הקצאה חינמית בכל שבוע: 10 שיחות בהודעות ו-10 דקות שיחה.
- הודעות: 0.99 ₪ ללקוח ליום, לא משנה כמה הודעות נדרשו כדי לקבוע את התור.
- שיחות טלפון: 0.99 ₪ לדקה, ו-0.79 ₪ לדקה אחרי 500 דקות בחודש.
כל המחירים כוללים מע״מ. תזכורות שנשלחות כהודעת תבנית מחויבות לפי סוג התבנית, והפירוט בעמוד המחירים. כדי להעריך כמה תשלמו בחודש רגיל, השתמשו במחשבון עלויות השימוש.
איך מתחילים
- נרשמים ומספרים על העסק: מתארים את העסק או מזינים את כתובת האתר, ומקבלים טיוטה של שעות, שירותים, משך ומחירים לבדיקה.
- מחברים את הערוצים: מספר ה-WhatsApp Business הקיים, והעברת שיחות שלא נענו. חיבור WhatsApp Business · העברת שיחות.
- קובעים תור לבדיקה: כותבים לעסק מטלפון אחר, מבקשים תור, ורואים אותו ביומן.
שאלות נפוצות
הלקוחות צריכים להוריד אפליקציה כדי לקבוע תור?
לא. הלקוחות כותבים לכם בוואטסאפ או מתקשרים למספר הרגיל. רק אתם משתמשים באפליקציה של Esek.
אפשר לקבוע תורים גם בשיחת טלפון?
כן. שיחה שלא ענו לה עוברת למזכירה, והיא קובעת את התור בתוך השיחה, בעברית, ושולחת אישור בוואטסאפ.
מה קורה אם שני לקוחות מבקשים את אותה שעה?
המערכת בודקת זמינות לפני שהיא קובעת, ולא קובעת יותר תורים ממה שהעסק יכול לקבל באותה שעה. הלקוח השני מקבל מועדים חלופיים.
אפשר לחבר את היומן הקיים שלי?
אפשר לחבר Google Calendar כדי שאירועים שלכם ייחשבו זמן תפוס. התורים עצמם נקבעים ביומן של העסק ב-Esek.
אפשר לגבות מקדמה על תור?
כן, בשירותים שתבחרו. הלקוח מקבל קישור תשלום בצ׳אט, והמועד נשמר עבורו כל עוד הקישור בתוקף. אם התשלום לא הושלם, המועד מתפנה.
הלקוח יכול להזיז או לבטל לבד?
כן. הוא כותב למזכירה באותה שיחה, מקבל מועדים חלופיים או אישור ביטול, והמקום ביומן מתפנה.
זה מתאים גם לעסק עם כמה עובדים?
כן. משתמש צוות אחד כלול, וכל משתמש נוסף עולה 27.90 ₪ לחודש מתוך היתרה. כשיש בעסק כמה עמדות או כמה מטפלים, המערכת קובעת כמה תורים באותה שעה לפי מספר העמדות, ולא יותר.
אפשר לקבוע תורים גם ידנית?
כן. קובעים, מזיזים ומבטלים תורים מהאפליקציה, והמזכירה רואה את אותו יומן.
קביעת תורים אוטומטית לעסק שלכם, בחינם להתחלה
מזכירת AI שעונה, קובעת, מזכירה ומזיזה, בוואטסאפ ובטלפון.