באפליקציית WhatsApp Business יש שלושה כלים מובנים למענה אוטומטי: הודעת פתיחה, הודעת היעדרות ותשובות מהירות. הם חינמיים ומוגדרים בכמה דקות. המדריך מסביר איך מגדירים כל אחד, מה כדאי לכתוב, ואיפה המענה האוטומטי נעצר והלקוח צריך תשובה אמיתית.
מענה אוטומטי טוב לא מחליף שירות, אבל הוא קונה זמן: הלקוח יודע שההודעה הגיעה ומתי לצפות לתשובה. מענה אוטומטי גרוע, למשל ״נחזור אליך בהקדם״ בלי שאף אחד חוזר, עושה את ההפך. לכן כדאי להבין מה כל כלי עושה לפני שמפעילים אותו.
שלושת הכלים של WhatsApp Business
- הודעת פתיחה (Greeting message): נשלחת אוטומטית כשלקוח כותב לעסק בפעם הראשונה, או אחרי 14 יום בלי התכתבות.
- הודעת היעדרות (Away message): נשלחת כשמגיעה הודעה בזמן שהגדרתם שאתם לא זמינים: תמיד, מחוץ לשעות הפעילות או בלוח זמנים משלכם.
- תשובות מהירות (Quick replies): לא נשלחות לבד. אלה תבניות טקסט שמורות שאתם שולחים בלחיצה, כשמקלידים ״/״ בשורת ההודעה.
כל הכלים נמצאים באפליקציה תחת כלים לעסקים: באנדרואיד דרך תפריט שלוש הנקודות, ובאייפון דרך ההגדרות. שמות התפריטים עשויים להשתנות מעט בין גרסאות של האפליקציה.
איך מגדירים הודעת פתיחה
- פותחים את WhatsApp Business ונכנסים לכלים לעסקים.
- בוחרים הודעת פתיחה ומפעילים את האפשרות לשלוח אותה.
- כותבים את ההודעה. כדאי לכלול מה העסק עושה, מה הדרך הכי מהירה לקבל עזרה, ומתי עונים.
- בוחרים למי לשלוח: לכולם, לכל מי שלא שמור באנשי הקשר, או לכולם חוץ מרשימה שתבחרו. שומרים.
איך מגדירים הודעת היעדרות
- בכלים לעסקים בוחרים הודעת היעדרות ומפעילים אותה.
- כותבים את ההודעה: שאתם לא זמינים כרגע, מתי תחזרו, ומה הלקוח יכול לעשות בינתיים.
- בוחרים מתי לשלוח: תמיד, בלוח זמנים מותאם, או מחוץ לשעות הפעילות שהגדרתם בפרופיל העסקי.
- בוחרים למי לשלוח ושומרים.
שווה לוודא ששעות הפעילות בפרופיל העסקי נכונות, כי האפשרות ״מחוץ לשעות הפעילות״ נשענת עליהן.
תשובות מהירות
בכלים לעסקים בוחרים תשובות מהירות, מוסיפים הודעה ומקצרים לה מילת קיצור, למשל ״/מחירים״ או ״/כתובת״. בהתכתבות מקלידים ״/״ ובוחרים. זה חוסך הקלדה, אבל עדיין מישהו צריך לקרוא את ההודעה ולבחור מה לשלוח.
דוגמאות לנוסחים
הודעת פתיחה: ״שלום, הגעתם לסטודיו של דנה. לקביעת תור כתבו את היום והשעה שנוחים לכם, ונחזור אליכם עם מועד פנוי. שעות פעילות: א׳ עד ה׳, 9:00 עד 19:00.״
הודעת היעדרות: ״תודה שכתבתם. אנחנו מחוץ לשעות הפעילות ונחזור אליכם מחר מ-9:00. אם זה דחוף, כתבו ״דחוף״ בתחילת ההודעה.״
לקליניקה או למטפל: ״שלום, תודה שפניתם. אנחנו בטיפול ולא יכולים לענות כרגע. לקביעת תור או לשינוי תור כתבו את השם המלא ואת המועד המבוקש, ונחזור אליכם עד סוף היום.״
לקבלן או לבעל מקצוע: ״היי, אנחנו באתר עבודה וחוזרים להודעות בערב. כדי שנוכל לתת הצעת מחיר, שלחו בבקשה תמונה של מה שצריך לתקן, כתובת, ומתי נוח לכם שנגיע.״
לחנות שמוכרת בצ׳אט: ״תודה שכתבתם לנו. הזמנות שמגיעות עד 14:00 יוצאות באותו יום. כתבו את שם המוצר והמידה, ונשלח לכם אישור וקישור לתשלום.״
שימו לב שבכל הדוגמאות הלקוח מקבל משימה: מה לשלוח כדי שהתשובה שלכם, כשתגיע, תהיה גם הסופית. זה מקצר את ההתכתבות בחצי. מה שהן לא יכולות לעשות הוא לענות לשאלה עצמה, ועל זה בפרק הבא.
כמה כללים שעובדים: הודעה קצרה, בלי הבטחות שלא תעמדו בהן, עם צעד אחד ברור ללקוח, ובפנייה בלשון רבים כדי לא לנחש את המגדר של מי שכתב.
איפה המענה האוטומטי נעצר
הכלים המובנים שולחים טקסט קבוע. הם לא קוראים את מה שהלקוח כתב, ולכן:
- הם לא עונים על שאלות. לקוח ששאל ״כמה עולה טיפול?״ מקבל את אותה הודעת היעדרות כמו לקוח שכתב ״אני מבטל את התור של מחר״.
- הם לא קובעים תורים. הבקשה מחכה עד שמישהו יענה, ובינתיים הלקוח ממשיך לחפש.
- הודעת הפתיחה נשלחת פעם ב-14 יום לכל היותר. לקוח שכותב שוב למחרת לא מקבל אותה.
- הם עובדים רק בוואטסאפ. פניות באינסטגרם, במסנג'ר ובשיחות טלפון נשארות בלי מענה.
- מישהו עדיין צריך לחזור ללקוח. הודעת היעדרות רק מודיעה שתחזרו. אם הבוקר עמוס, ההודעות נערמות.
מתי צריך מזכירת AI במקום מענה אוטומטי
| מענה אוטומטי של WhatsApp Business | מזכירת AI (Esek) | |
|---|---|---|
| מה הלקוח מקבל | אותה הודעה קבועה | תשובה למה שהוא שאל |
| קביעת תור | לא | בתוך השיחה, לפי היומן |
| תשלום | לא | קישור תשלום בצ׳אט |
| ערוצים | וואטסאפ | וואטסאפ, אינסטגרם, מסנג'ר וטלפון |
| עלות | חינם | חינם להתחיל, משלמים לפי שימוש |
אם רוב ההודעות שלכם הן ״מה השעות?״ ו״איפה אתם?״, הכלים המובנים מספיקים. אם לקוחות שואלים על מחירים, מבקשים תור או מזיזים תור, ואתם עונים להם באיחור של שעות, מזכירת AI תסגור את רוב הפניות לבד. ההבדל המלא בין בוט תפריט לסוכן AI מוסבר בבוט וואטסאפ לעסק.
איך עוברים למזכירת AI בלי לוותר על האפליקציה
ב-Esek מחברים את מספר ה-WhatsApp Business הקיים בסריקת קוד QR, וממשיכים להשתמש באפליקציה בטלפון. תשובות שאתם שולחים מהטלפון מופיעות ב-Esek, והמזכירה לא נכנסת לשיחה שאתם מנהלים. ההדרכה המלאה: חיבור WhatsApp Business.
אחרי החיבור כדאי לכבות את הודעת ההיעדרות באפליקציה, כדי שלקוח לא יקבל גם הודעה קבועה וגם תשובה של המזכירה.
המחיר: Esek בחינם, כולל 10 שיחות בהודעות בכל שבוע. מעבר לזה, 0.99 ₪ ללקוח ליום, לא משנה כמה הודעות. המחירים כוללים מע״מ. הפירוט בעמוד המחירים.
שאלות נפוצות
מענה אוטומטי בוואטסאפ עסקי עולה כסף?
הכלים המובנים של אפליקציית WhatsApp Business, הודעת פתיחה, הודעת היעדרות ותשובות מהירות, חינמיים.
אפשר להגדיר מענה אוטומטי בוואטסאפ רגיל?
לא. הכלים האלה קיימים רק באפליקציית WhatsApp Business. המעבר מוואטסאפ רגיל ל-WhatsApp Business חינמי ושומר את השיחות.
למה הלקוח לא קיבל את הודעת הפתיחה?
הודעת הפתיחה נשלחת רק בפנייה ראשונה או אחרי 14 יום בלי התכתבות. בדקו גם למי הגדרתם לשלוח אותה: אם בחרתם ״רק למי שלא באנשי הקשר״, לקוח שמור לא יקבל אותה.
הודעת ההיעדרות נשלחת גם בזמן שאני עונה מהטלפון?
אם בחרתם ״תמיד לשלוח״, כן. כדי שתישלח רק כשאתם באמת לא זמינים, בחרו ״מחוץ לשעות הפעילות״ או לוח זמנים מותאם.
אפשר מענה אוטומטי שונה לכל לקוח?
לא בכלים המובנים. הם שולחים את אותו טקסט לכולם. תשובה שמותאמת למה שהלקוח כתב דורשת בוט או מזכירת AI.
אפשר מענה אוטומטי בכמה שפות?
בכלים המובנים יש הודעה אחת לכל סוג, אז אם הלקוחות שלכם כותבים בעברית, בערבית ובאנגלית, אפשר לכתוב את אותה הודעה בכמה שפות זו מתחת לזו. מזכירת AI עונה בשפה שבה הלקוח כתב, בלי שתצטרכו לנחש מראש.
מזכירת AI עונה גם לשיחות טלפון?
ב-Esek כן, אם רוצים. מגדירים העברת שיחות כשאין מענה, ואותה מזכירה עונה גם בטלפון, בעברית. מזכירה חכמה לעסק מסבירה איך.
מענה אמיתי ללקוחות, לא רק הודעת היעדרות
מזכירת AI שעונה למה שהלקוח שאל, קובעת תור ושולחת קישור לתשלום, על המספר שכבר יש לכם.
להתחיל בחינם · בוט וואטסאפ לעסק · חיבור WhatsApp Business · מחירים